Operasi dan Manajemen

Organisasi dan Manajemen

1.  Perangkat Organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antarkomponen dan antarposisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi dan struktur wewenang, hierarki organisasi dan struktur wewenang, serta memperlihatkan aliran pelaporannya. Selain itu, struktur organisasi memberikan stabilitas dan kelanjutan hidup organisasi memberikan stabilitas dan kelanjutan hidup organisasi, walaupun sumber daya manusia di dalamnya silih berganti.

Organisasi koperasi yang telah terbentuk memerlukan pelaksanaan manajemen koperasi diantaranya mengenai bagan struktur organisasi yang relevan, perangkat dan fungsi organisasi koperasi. Bagan struktur organisasi koperasi menggambarkan susunan, isi dan luas cakupan organisasi koperasi, serta menjelaskan posisi daripada fungsi beserta tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas.

Landasan pembuatan struktur organisasi adalah :

     1.  Undang-undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. 

     2.  Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi.

     3.  Keputasan Rapat Anggota.

 

2.  Hirarki Tanggungjawab (Pengurus, Pengelola, Pengawas)

      

      1.)       Pengurus

Pengurus adalah perwakilan anggota koperasi yang dipilih melalui rapat anggota, yang bertugas mengelola organisasi dan usaha koperasi. Idealnya, pengurus koperasi sebagai perwakilan anggota diharapkan mempunyai kemampuan manajerial, teknis dan berjiwa wira koperasi, sehingga pengelolaan koperasi mencerminkan suatu ciri yang dilandasi dengan prinsip-prinsip koperasi.

Pasal 30 UU No. 25 Tahun 1992 merinci tugas dan wewenang pengurus koperasi. Adapun tugas pengurus koperasi adalah :

·         Mengelola koperasi dan usahanya.

·         Mengajukan rancangan rencana kerja serta anggaran pendapatan dan belanja koperasi.

·         Menyelenggarakan Rapat Anggota.

·         Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung-jawaban pelaksanaan tugas.

·         Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib.

·         Memelihara buku daftar anggota dan pengurus.

Selanjutnya pengurus berwenang untuk :

·         Mewakili koperasi di dalam dan luar pengadilan

·         Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar

·         Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan pemanfaatan koperasi sesuai dengan tanggung jawabnya dan keputusan Rapat Anggota.

Berdasarkan ketentuan tersebut pengurus mengemban amanat dan keputusan rapat anggota untuk menggelola organisasi dan usaha koperasi. Tugas dan wewenang yang dilakukan pengurus merupakan pelaksanaan kegiatan sebagai lembaga eksekutif dan memiliki identitas tersendiri.

      2. )      Pengelola (manager)

Manager dipilih dan diangkat oleh pengurus untuk melakukan fungsi pengelolaan operasional usaha koperasi.

Kewajiban manajer antara lain :

·         Melaksanakan kebijakan operasional yang ditetapkan pengurus.

·         Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan-kegiatan di unit-unit usaha.

·         Membimbing dan mengarahkan tugas-tugas karyawan yang dibawahnya seefisien mungkin menuju karyawan yang berkualitas.

·         Mengusulkan program kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus sebelum dimulainya rencana dan anggran baru, dan selanjutnya evaluasi sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota.

·         Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan dan tahun.

·         Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.

       3.)       Pengawas

Pengawas adalah perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya roda organisasi dan usaha koperasi. Pengawas organisasi koperasi merupakan suatu lembaga atau badan struktural organisasi koperasi. Pengawas mengemban amanat anggota untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi, sebagaimana ditetapkan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi, keputusan pengurus, serta peraturan lainnya yang berlaku didalam koperasi.

Berdasarkan ketentuan pasal 39 UU No. 25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenang pengawas antara lain :

·         Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan Pengelola Koperasi.

·         Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.

·         Meneliti catatan yang ada pada koperasi

·         Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

·         Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.

·         Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaannya.

·         Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat Anggota mengenail hal yang menyangkut kehidupan koperasi.

·         Memperoleh biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan keputusan Rapat Anggota

·         Mempertanggung-jawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.

3.  Pengertian Manajemen dan Perangkat Organisasi

Telah diuraikan sebelumnya bahwa, watak manajemen koperasi ialah gaya manajemen partisipatif. Pola umum manajemen koperasi yang partisipatif tersebut menggambarkan adanya interaksi antarunsur manajemen koperasi.

Terdapat pembagian tugas (job description) pada masing-masing unsur. Demikian pula setiap unsur manajemen mempunyai lingkup keputusan yang berbeda, kendati pun masih ada lingkup keputusan yang dilakukan secara bersama.

Adapun lingkup keputusan masing-masing unsur manajemen koperasi adalah sebagai berikut :

       1. Rapat anggota merupakan pemegang kuasa tertinggi dalam menetapkan kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi. Kebijakan yang sifatnya pada forum rapat anggota. Umumnya, rapat anggota diselenggarakan sekali setahun.

      2. Pengurus dipilih dan diberhentikan oleh rapat anggota. Dengan demikian, pengurus dapat dikatakan sebagai pemegang kuasa rapat anggota dalam mengoperasionalkan kebijakan-kebijakn strategis yang ditetapkan rapat anggota. Penguruslah yang mewujudkan arah kebijakan staregis yang menyangkut organisasi maupun usaha.

      3. Pengawas mewakili untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan yang dilaksanakan oleh pengurs. Pengawas dipilih dan diberhentikan oleh rapat anggota. Oleh sebab itu, dalam struktur organisasi koperasi, posisi pengawas dan pengurus adalah sama.

      4. Pengelola (manajer) adalah tim manajemen yang diangkat dan diberhentikan oleh pengurus, untuk melaksanakan teknis operasional di bidang usaha. Hubungan pengelola usaha (managing director) dengan pengurus koperasi adalah hubungan kerja atas dasar perikatan dalam bentuk perjanjian atau kontrak kerja.

         

       4.   Pendekatan sistem pada koperasi

Cooperative Combine

·         Sistem sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber

·         Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain.

·         Interpersonal Communication System (ICS) adalah hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan. ICS meliputi pembentukan/terjadi sistem target dalam koperasi gabungan.

·         Manajemen memberikan informasi pada anggota, informasi yang khusus untuk menganalisaan.

·         Konfigurasi ekonomi dari individu membentuk dasar untuk pengembangan lebih lanjut.

Sumber : Ekonomi Koperasi (Juliana Lumbantobing, Elvis F. Purba & Ridhon)