MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS
DISUSUN OLEH :
· ALYA
KHAIRUNISA (50214916)
· AYU
REGITA ANDINI (51214887)
· CHAHYANI
INDAH PRATIWI (52214308)
· EKKA
NARATAMA (53214449)
· NATHASYA
MEITASARI (57214842)
· RIZKY
AMELIA PUTRI (59214670)
· YAHYA
MUHLISINALA (5C214915)
KELAS :
2DF01
PROGRAM DIPLOMA TIGA BISNIS KEWIRAUSAHAAN
UNIVERSITAS GUNADARMA
Kata Pengantar
Puji syukur atas
kehadirat Allah swt atas Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
ini. Diharapkan semoga makalah ini dapat memberi informasi
kepada kita semua.
Kami juga menyadari
bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mengharapkan
kritik dan saran pihak yang membangun dari semua pihak.
Akhir kata kami
sampaikan terimakasih atas semua pihak yang telah berperan serta dalam
penyusunan makalah ini. Semoga Allah Swt
senantiasa memberkahi segala usaha kita.
Depok, April 2016
PEMBAHASAN
A. Jenis-jenis komunikasi
1. Komunikasi
intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalah komunikasi
dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnya berpikir.
Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara
seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua
orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159).
Menurut Devito (1989), komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan
oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil
orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan
balik segera (Effendy,2003, p. 30).
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap
muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara
langsung, baik secara verbal atau nonverbal. Komunikasi interpersonal ini
adalah komunikasi yang hanya dua orang, seperti suami istri, dua sejawat, dua
sahabat dekat, guru-murid dan sebagainya (Mulyana, 2000, p. 73)
Menurut Effendi, pada hakekatnya komunikasi interpersonal adalah komunikasi
antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap paling
efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena
sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung,
komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat
komunikasi dilancarkan, komunikator mengetahui secara pasti apakah
komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat
memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya (Sunarto,
2003, p. 13).
Klasifikasi Komunikasi
Interpersonal
Redding yang dikutip Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan klasifikasi
komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial, interogasi
atau pemeriksaan dan wawancara.
Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota famili,
dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional yang kuat.
Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara
sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi pengembangan hubungan
informal dalam organisasi. Misalnya dua orang atau lebih bersama-sama dan
berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperti isu politik,
teknologi dan lain sebagainya.
Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada
dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari yang lain.
Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil barang-barang organisasi maka
atasannya akan menginterogasinya untuk mengetahui kebenarannya.
Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di mana dua
orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Misalnya atasan yang
mewawancarai bawahannya untuk mencari informasi mengenai suatu pekerjaannya.
2. Komunikasi
antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi
antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan respon verbal maupun
nonverbal berlangsung secara langsung. Bentuk khusus komunikasi antarpribadi
ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua
individu, misalnya suami-istri, dua sejawat, guru-murid. Ciri-ciri komunikasi
diadik adalah pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat;
pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerima pesan secara langsung dan
simultan.
penggunaan bahasa atau pikiran yang terjadi di dalam diri komunikator
sendiri antara self dengan God. Komunikasi intrapersonal merupakan keterlibatan
internal secara aktif dari individu dalam pemrosesan simbolik dari pesan-pesan.
Seorang individu menjadi pengirim sekaligus penerima pesan, memberikan umpan
balik bagi dirinya sendiri dalam proses internal yang berkelanjutan. Komunikasi
intrapersonal dapat menjadi pemicu bentuk komunikasi yang lainnya. Pengetahuan
mengenai diri pribadi melalui proses-proses psikologis seperti persepsi dan
kesadaran (awareness) terjadi saat berlangsungnya komunikasi intrapribadi oleh
komunikator. Untuk memahami apa yang terjadi ketika orang saling berkomunikasi,
maka seseorang perlu untuk mengenal diri mereka sendiri dan orang lain. Karena
pemahaman ini diperoleh melalui proses persepsi. Maka pada dasarnya letak
persepsi adalah pada orang yang mempersepsikan, bukan pada suatu ungkapan
ataupun obyek.
Aktivitas dari komunikasi intrapribadi yang kita lakukan sehari-hari dalam
upaya memahami diri pribadi diantaranya adalah; berdo'a, bersyukur,
instrospeksi diri dengan meninjau perbuatan kita dan reaksi hati nurani kita,
mendayagunakan kehendak bebas, dan berimajinasi secara kreatif . Pemahaman
diri pribadi ini berkembang sejalan dengan perubahan perubahan yang terjadi
dalam hidup kita. Kita tidak terlahir dengan pemahaman akan siapa diri kita,
tetapi prilaku kita selama ini memainkan peranan penting bagaimana kita
membangun pemahaman diri pribadi ini
Kesadaran pribadi (self awareness) memiliki beberapa elemen yang mengacu
pada identitas spesifik dari individu (Fisher 1987:134). Elemen dari kesadaran
diri adalah konsep diri, proses menghargai diri sendiri (self esteem), dan
identitas diri kita yang berbeda beda (multiple selves).
3. Komunikasi kelompok
(kecil)
Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil
orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang
yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai
tujuan bersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai
bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi
kelompok.
4. Komunikasi publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan
sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi
publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain.
Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih formal; menuntut
persiapan pesan yang cermat, menuntut kemampuan menghadapi sejumlah besar
orang; komunikasi cenderung pasif; terjadi di tempat umum yang dihadiri
sejumlah orang; merupakan peristiwa yang direncanakan; dan ada orang-orang yang
ditunjuk secara khusus melakukan fungsi-fungsi tertentu.
5. Komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu
organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan yang
lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi juga melibatkan
komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik tergantung
kebutuhan.
6. Komunikasi massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yang menggunakan
media massa cetak maupun elektronik yang dikelola sebuah lembaga atau orang
yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar,
anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya bersifat umum, disampaikan secara
serentak, cepat dan selintas.
B. Teknologi informasi
dalam komunikasi bisnis
a. Keuntungan menguasai
teknologi informasi
Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan
kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas
yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai
tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut
ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan
dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan
pemerintahan.
1) Dalam Bidang Sosial
Keuntungan :
Kemajuan teknologi
komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan
tempat yang lain.
Kerugian
:
Dengan semakin
pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face
to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa. Seseorang
yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang
yang individualis.
Dengan pesatnya
teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang
masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin
mudah.
Kemajuan TIK juga
pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di masyarakat
antara orang kaya dan orang miskin. Maraknya cyber crime yang terus
membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan berbagaicyber
crime yang lainnya
Menurut Paul C
Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti,
interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin)
mengakibatkan anak menjadi tidak cerdas secara sosial.
2) Dalam Bidang
Pendidikan
Keuntungan :
Informasi yang
dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan. Inovasi
dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
Kemajuan TIK juga akan
memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference
yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu
ruangan. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin
mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.
Kerugian :
Kemajuan TIK juga akan
semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang
yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan. Walaupun sistem
administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan
tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan
berakibat fatal.
Salah satu dampak
negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan
berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).
3) Dalam Bidang Ekonomi
Keuntungan
:
Semakin maraknya
penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan. Bisnis yang
berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah
transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau peroranganDengan fasilitas
pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah
kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
Kerugian :
Dengan mudahnya
melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula
transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi
narkoba. Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga
atau perorangan yang mengakibatkan kerugian financial yang besar.
4) Dalam Bidang
Pemerintahan
Keuntungan :
Tenologi Informasi dan
Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government
membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga
program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. e-government
juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh
pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
Kerugian :
Semakin bebasnya
masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya cyber
crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus
pembobolan situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.
b. Pemanfaatan teknologi
informasi dalam komunikasi bisnis
1) Komunikasi Bisnis
dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang
positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah
persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya
sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu
diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua
informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua
permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan
Komunikasi ( ICT ). Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut
komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna
mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.
2) Telepon Sebagai media
Komunikasi Bisnis
Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan
suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para
pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain
dalam rangka menjalankan bisnisnya.
3) Internet sebagai salah
satu media Komunikasi Bisnis
Pengertian Internet.Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas
dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara
ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber
daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.
Manfaat internet:
Secara umum ada banyak
manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet
.Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:
Ø Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan
pribadi, rohani, sosial.
Ø Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan,
saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai
forum komunikasi.
Satu hal yang paling
menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas
ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat
pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat
demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat
internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa
mengenal batas jarak dan waktu.
Untuk lebih
meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para
profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari
masyarakat informasi dunia. Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai
informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web unutk
mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan
menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan
kelompok terpilih (pilihan). Salah satu penggunaan internet sebagai media
komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana
internet yang bisa menyajikan tulisan.
4) E-Commerce dalam
Komunikasi Bisnis
Perdagangan sebenarnya
merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan
dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang
senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan
penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat
didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan
barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para
pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan
melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir
menggunakan media internet.
Sistem E-commerce
dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :
a) Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah
sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau
menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat
membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain,
EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan
fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi
tentang harga dan produk yang ditawarkan.
b) Elektronic Data Interchange (EDI),
adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular
yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara
formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA)
sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah
disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain
dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya
digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan
para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi
perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara
langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa
memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan
yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
c) Internet Commerce, adalah penggunaan
internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas
perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan
jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian
barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang
ditransfer ke rekening penjual.
5) Peran IT dalam Bisnis
Teknologi informasi saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan
masyarakat. Masyarakat mengenal dan merasakan langsung manfaat dari
perkembangan teknologi informasi pada kehidupannya. Bisnis adalah salah satu
bagian hidup masyarakat yang sangat terpengaruh perubahan teknologi informasi.
Teknologi informasi menjadi sangat penting dan berpengaruh terhadap
perkembangan suatu industri dalam bisnis. Contoh dari teknologi informasi yang
sangat memperngaruhi bisnis adalah penggunaan internet, komputer,
telekomunikasi, satelit, dsb. Teknologi informasi membuat pekerja dalam suatu
industri dapat berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap
muka sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang produktif dangan cara yang
lebih efisien. Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat
tertinggal dari pesaingnya apabila tidak menguasai atau menerapkan teknologi
informasi dalam industrinya.
Perusahaan harus mengeluarkan modal yang tidak kecil untuk menerapkan
teknologi informasi di perusahaannya. Tetapi karena saat ini penggunaan
teknologi informasi dapat menjadi salah satu parameterkeunggulan suatu
perusahaan, harga yang dibayar tersebut memilikiopportunity cost yang
sebanding. Namun bagi sebagian perusahaan menganggap bahwa penggunaan teknologi
informasi terhadap perkembangan bisnis suatu perusahaan itu tidaklah penting,
melainkan manajemennya yang harus dibenahi. Teknologi informasi juga dapat
digunakan untuk membantu kinerja perusahaan dalam meningkatkan kecepatan
integrasi pengetahuan dan aplikasinya dengan mengumpulkan atau mengotomatiskan
kegiatan-kegiatan rutin organisasi, sehingga meringankan kerja para karyawan.
Maka, seiring dengan bertambahnya nilai perusahaan, perusahaan menggunakan
teknologi informasi baik internet, seperti email, dan papan buletin elektronik,
intranets, database, sistem manajemen data elektronik dan juga sistem manajemen
pengetahuan untuk meningkatkan sharingpengetahuan di antara para karyawannya.
Pada beberapa perusahaan, segala informasi dan pengetahuan dikodifikasi dan
dikumpulkan dalam database sehingga mudah diakses dan digunakan oleh siapapun
di dalam perusahaan.Dalam bagian pergudangan dan produksi, teknologi informasi
dapat digunakan untuk mengontrol jumlah barang yang dihasilkan dan jumlah
barang yang keluar, sehingga ddata yang ada dapat lebih mudah diakses dan
teliti.
Dalam bidang pemasaran teknologi informasi ini sangat dibutuhkan untuk
kegiatan pemasaran. Kegiatan pemasaran yang memanfaatkan teknologi
informasi seperti promosi produk via internet, penjualan barang secara online,
dan penyedia jasacustomer serviceonline. Contohnya adalah perusahaan Amazon
yang menjual buku dengan pemesanan online. Perusahaan ini menggunakan aplikasi
Costumerrelationship management(CRM), sehingga perusahaan ini memiliki
keunggulan kompetitif dari pesaingnya. Aplikasi tersebut dapat menbantu
mengelola hubungan perusahaan dengan pelanggannya, sehingga perusahaan tersebut
lebih kompetitif dibanding pesaingnya. Hal ini akhirnya berpengaruh pada
kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Di Indonesia saat ini sudah
banyak situs-situs yang menjual barangnya secara online dan menyediakan
costumer servicesecara online pula. Umumnya perusahaan yang berkembang dan
memfokuskan diri pada pelanggan akan lebih peka terhadap perubahan teknologi
informasi.
Dalam bidang manajemen karyawan, teknologi informasi mempermudah manajer
untuk mencari informasi tentang karyawannya. Pemberian gaji karyawan juga lebih
mudah karena bisa langsung dikirim lewat rekening. Manager dapat mengadakan
pertemuan atau rapat sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara langsung
contohnya dengan video converence. Pengiriman proposal atau tugas dari karyawan
ke manajer menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan email sebagai sarana
pengirim pesan. Manajemen keuangan juga menjadi lebih mudah untuk dikontrol.
Dengan menggunakan software untuk keuangan dan akuntansi pencatatan arus keluar
masuk uang lebih mudah terkontrol dan mudah untuk di akses serta lebih efisien.
Pencatatan keuangan juga lebih praktis karena tidak membutuhkan buku untuk
pencatatan secara manual.
Tidak salah lagi jika pada saat ini peran perkembangan teknologi informasi
tidak dapat dipisahkan dari dunia bisnis. Perkembangan teknologi informasi
dapat memberikan berbagai kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis. Namun
selain memberikan kemudahan, teknologi informasi dapat disalah gunakan untuk
hal yang kurang baik. Oleh karena itu dalam penggunaannya harus dilakukan
secara bijak tanpa harus merugikan orang lain.
c. Pengaruh pemanfaatn
teknologi informasi dala pengambilan keputusan
1) Membuat
keputusan (decision making).
Membuat keputusan (decision
making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa
alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara
berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam
pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin
berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil
suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu
mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul
peluang-peluang bisnis.
Di sini seorang
Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan
kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus
dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan
inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas,
sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat
jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif
dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making)
tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau
dukungan staf yang berpengalaman.
Keberhasilan seorang
Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang
meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat
keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan
tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat
disadari dan diambil tindakan pembetulannya.
Dalam perusahaan
besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar
data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha,
dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah
ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun pedoman untuk
membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
Ø Terlebih dahulu,
tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
Identifikasi, bidang
manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang
yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan
institusinya untuk membuat keputusan.
Keberanian dan
antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
Ø Bersedia untuk
mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
Ø Ambillah risiko yang
sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
Dalam keadaan tertentu,
mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa
lampau.
Ø Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
Ø Keputusan perlu diuji
cobakan dahulu.
Seorang Wirausaha
harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian
haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih,
maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai
informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan
dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para
Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat
mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi,
persepsi, dan proses belajar.
Dalam proses pembuatan
keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan
pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara
otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu,
hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan
sebagainya.
Seorang Wirausaha yang
kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam
bisnisnya. Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil
keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa
mendatang.
Seorang wirausaha yang
ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan
bisnisnya.
2) Faktor dan
pertimbangan membuat keputusan
Dalam mengelola
bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan
faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
a. Ukuran dan
kompleksitas bisnis.
b. Harapan mengenai
pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
c. Fasilitas jasa yang
tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
d. Kualitas dan kuantitas
dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang
tersedia.
e. Jumlah transaksi yang
harus diproses.
f. Faktor-faktor
keuangan.
C. PERANCANAAN PESAN BISNIS
1. Analisis Audiens
Analisis terhadap
audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu
ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas
pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan
tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan
dihadapi.
1) Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis terhadap
Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus
melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim
kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
2). Mengenali penerima
primer
Apabila penerima
terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang
berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
3). Menetapkan jumlah
dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga
memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu
orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
4). Mengukur Tingkat
Pemahaman Audiens
Apabila penerima
memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap
memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
5). Memperkirakan
reaki penerima
Cara mengorganisasikan
pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh
penerima.
6). Memenuhi Kebutuhan
Informasi Audiens
Pesan yang baik akan
mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi
penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi
audiens, yaitu :
·
Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens
pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
·
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan
yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang
tidak disadari oleh audiens.
·
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan
pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When,
Where, dan How).
·
Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis,
ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen
tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau
keuangan untuk memastikan keabsahannya.
·
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa
gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik
perhatian audiens.
7) Memuaskan
kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bertujuan
membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku
audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi,
diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens,
terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Perencanaan pesan
bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri
terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide;
membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam
perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan
dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan,
ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat
perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens.
Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan
konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah,
mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk
pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens.
Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi,
rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah
perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau
berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok
untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan
brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller
tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question
and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran
perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas,
kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan
memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan
dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah
Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis
merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara
menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan
pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis.
2. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis
tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan
tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide
Pokok.
Sebelum menentukan ide
pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu adalah :
1). Teknik Curah
Pendapat
beberapa teknik curah
pendapat yang dapat digunakan antara lain :
1.
storyteller’s tour
2.
random list
3.
cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4.
journalist approach
5.
quetion and answer approach
2). Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi
rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide
pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin
yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus
mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
3. Seleksi Saluran dan
Media
Pesan-pesan bisnis
harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua
saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
·
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan
merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu
antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran
itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
·
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis
dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan
laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
4. Penentuan Tujuan Pesan
Bisnis
Tahap pertama dalam
merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan
yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai
tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat
menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Berikut ini
tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
1.
Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam
komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia
bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi
(persuading)
Tujuan kedua
komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,
terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain
dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama
atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam
komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara
seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
4. Tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang
jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan
yang mencakup antara lain :
1.
keputusan untuk meneruskan pesan
2.
keputusan untuk menanggapi audiens
3.
keputusan untuk memusatkan isi pesan
5). Cara menguji
tujuan
Untuk menguji apakah
suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu
pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1.
apakah tujuan tersebut realistik
2.
apakah waktunya tepat
3.
apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4.
apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
5. Pemahaman Proses
Komposisi
Penyusunan proses
komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat
aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu
enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian,
mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis
efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses
penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1). Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini,
ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.
Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
·
Penentuan tujuan
·
Analisis audiens
·
Penentuan ide pokok
·
Pemilihan saluran dan media
2). Penyusunan
Pesan
Setelah tahap
perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap
itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
·
Mengorganisasikan pesan :
Organisasi dan
komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu
diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah
dimengerti, dan dilaksanakan.
·
Memformulasikan pesan
3). Revisi
Pesan yang telah
disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah
memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
·
Menyunting pesan
·
Menulis ulang
·
Memproduksi pesan
·
Mencetak pesan
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar