Sabtu, 30 April 2016

Komunikasi Bisnis 2

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS




  
DISUSUN OLEH :
·        ALYA KHAIRUNISA (50214916)
·        AYU REGITA ANDINI (51214887)
·        CHAHYANI INDAH PRATIWI (52214308)
·        EKKA NARATAMA (53214449)
·        NATHASYA MEITASARI (57214842)
·        RIZKY AMELIA PUTRI (59214670)
·        YAHYA MUHLISINALA (5C214915)

KELAS :
2DF01

PROGRAM DIPLOMA TIGA BISNIS KEWIRAUSAHAAN
UNIVERSITAS GUNADARMA








Kata Pengantar

       
Puji syukur atas kehadirat Allah swt atas Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Diharapkan semoga makalah ini dapat memberi informasi kepada kita semua.
Kami juga menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran pihak yang membangun dari semua pihak.
Akhir kata kami sampaikan terimakasih atas semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini. Semoga Allah Swt senantiasa memberkahi segala usaha kita.





                                                                                                                         

Depok, April 2016





PEMBAHASAN



A.    Jenis-jenis komunikasi
1.      Komunikasi intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalah komunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnya berpikir.
Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159).
Menurut Devito (1989), komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera (Effendy,2003, p. 30).
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal atau nonverbal. Komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi yang hanya dua orang, seperti suami istri, dua sejawat, dua sahabat dekat, guru-murid dan sebagainya (Mulyana, 2000, p. 73)
Menurut Effendi, pada hakekatnya komunikasi interpersonal adalah komunikasi antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat komunikasi dilancarkan, komunikator mengetahui secara pasti apakah komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya (Sunarto, 2003, p. 13).
Klasifikasi Komunikasi Interpersonal
Redding yang dikutip Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan klasifikasi komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial, interogasi atau pemeriksaan dan wawancara.
Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional yang kuat.
Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi pengembangan hubungan informal dalam organisasi. Misalnya dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperti isu politik, teknologi dan lain sebagainya.
Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari yang lain. Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil barang-barang organisasi maka atasannya akan menginterogasinya untuk mengetahui kebenarannya.
Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Misalnya atasan yang mewawancarai bawahannya untuk mencari informasi mengenai suatu pekerjaannya.

2.      Komunikasi antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung. Bentuk khusus komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua individu, misalnya suami-istri, dua sejawat, guru-murid. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerima pesan secara langsung dan simultan.
penggunaan bahasa atau pikiran yang terjadi di dalam diri komunikator sendiri antara self dengan God. Komunikasi intrapersonal merupakan keterlibatan internal secara aktif dari individu dalam pemrosesan simbolik dari pesan-pesan. Seorang individu menjadi pengirim sekaligus penerima pesan, memberikan umpan balik bagi dirinya sendiri dalam proses internal yang berkelanjutan. Komunikasi intrapersonal dapat menjadi pemicu bentuk komunikasi yang lainnya. Pengetahuan mengenai diri pribadi melalui proses-proses psikologis seperti persepsi dan kesadaran (awareness) terjadi saat berlangsungnya komunikasi intrapribadi oleh komunikator. Untuk memahami apa yang terjadi ketika orang saling berkomunikasi, maka seseorang perlu untuk mengenal diri mereka sendiri dan orang lain. Karena pemahaman ini diperoleh melalui proses persepsi. Maka pada dasarnya letak persepsi adalah pada orang yang mempersepsikan, bukan pada suatu ungkapan ataupun obyek.
Aktivitas dari komunikasi intrapribadi yang kita lakukan sehari-hari dalam upaya memahami diri pribadi diantaranya adalah; berdo'a, bersyukur, instrospeksi diri dengan meninjau perbuatan kita dan reaksi hati nurani kita, mendayagunakan kehendak bebas, dan berimajinasi secara kreatif . Pemahaman diri pribadi ini berkembang sejalan dengan perubahan perubahan yang terjadi dalam hidup kita. Kita tidak terlahir dengan pemahaman akan siapa diri kita, tetapi prilaku kita selama ini memainkan peranan penting bagaimana kita membangun pemahaman diri pribadi ini
Kesadaran pribadi (self awareness) memiliki beberapa elemen yang mengacu pada identitas spesifik dari individu (Fisher 1987:134). Elemen dari kesadaran diri adalah konsep diri, proses menghargai diri sendiri (self esteem), dan identitas diri kita yang berbeda beda (multiple selves).

3.      Komunikasi kelompok (kecil)
Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi kelompok.
4.        Komunikasi publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain. Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih formal; menuntut persiapan pesan yang cermat, menuntut kemampuan menghadapi sejumlah besar orang; komunikasi cenderung pasif; terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang; merupakan peristiwa yang direncanakan; dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khusus melakukan fungsi-fungsi tertentu.
5.      Komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik tergantung kebutuhan.
6.      Komunikasi massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yang menggunakan media massa cetak maupun elektronik yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.

B.     Teknologi informasi dalam komunikasi bisnis
a.       Keuntungan menguasai teknologi informasi
Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.

1)      Dalam Bidang Sosial
Keuntungan :
Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.
Kerugian :                                      
Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa. Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang individualis.
Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.
Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di masyarakat antara orang kaya dan orang miskin. Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan berbagaicyber crime yang lainnya
Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti, interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin) mengakibatkan anak menjadi tidak cerdas secara sosial.
2)      Dalam Bidang Pendidikan
Keuntungan :
Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.
Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.
Kerugian :
Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan. Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.
Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).
3)      Dalam Bidang Ekonomi
Keuntungan :  
Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau peroranganDengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
Kerugian :
Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba. Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang mengakibatkan kerugian financial yang besar.
4)      Dalam Bidang Pemerintahan
Keuntungan :
Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
Kerugian :
Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya cyber crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus pembobolan situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.
b.      Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis
1)   Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal  itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ). Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.

2)      Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis
Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.
3)      Internet sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis
Pengertian Internet.Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.
Manfaat internet:
Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet .Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:
Ø  Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial.
Ø  Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.
Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.
Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia. Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web unutk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan). Salah satu penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan.

4)      E-Commerce dalam Komunikasi Bisnis
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.
Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :
a)      Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.
b)      Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
c)      Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.

5)      Peran IT dalam Bisnis
Teknologi informasi saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan masyarakat. Masyarakat mengenal dan merasakan langsung manfaat dari perkembangan teknologi informasi pada kehidupannya. Bisnis adalah salah satu bagian hidup masyarakat yang sangat terpengaruh perubahan teknologi informasi. Teknologi informasi menjadi sangat penting dan berpengaruh terhadap perkembangan suatu industri dalam bisnis. Contoh dari teknologi informasi yang sangat memperngaruhi bisnis adalah penggunaan internet, komputer, telekomunikasi, satelit, dsb. Teknologi informasi membuat pekerja dalam suatu industri dapat berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap muka sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang produktif dangan cara yang lebih efisien. Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat tertinggal dari pesaingnya apabila tidak menguasai atau menerapkan teknologi informasi dalam industrinya.
Perusahaan harus mengeluarkan modal yang tidak kecil untuk menerapkan teknologi informasi di perusahaannya. Tetapi karena saat ini penggunaan teknologi informasi dapat menjadi salah satu parameterkeunggulan suatu perusahaan, harga yang dibayar tersebut memilikiopportunity cost yang sebanding. Namun bagi sebagian perusahaan menganggap bahwa penggunaan teknologi informasi terhadap perkembangan bisnis suatu perusahaan itu tidaklah penting, melainkan manajemennya yang harus dibenahi. Teknologi informasi juga dapat digunakan untuk membantu kinerja perusahaan dalam meningkatkan kecepatan integrasi pengetahuan dan aplikasinya dengan mengumpulkan atau mengotomatiskan kegiatan-kegiatan rutin organisasi, sehingga meringankan kerja para karyawan. Maka, seiring dengan bertambahnya nilai perusahaan, perusahaan menggunakan teknologi informasi baik internet, seperti email, dan papan buletin elektronik, intranets, database, sistem manajemen data elektronik dan juga sistem manajemen pengetahuan untuk meningkatkan sharingpengetahuan di antara para karyawannya.
Pada beberapa perusahaan, segala informasi dan pengetahuan dikodifikasi dan dikumpulkan dalam database sehingga mudah diakses dan digunakan oleh siapapun di dalam perusahaan.Dalam bagian pergudangan dan produksi, teknologi informasi dapat digunakan untuk mengontrol jumlah barang yang dihasilkan dan jumlah barang yang keluar, sehingga ddata yang ada dapat lebih mudah diakses dan teliti.
Dalam bidang pemasaran teknologi informasi ini sangat dibutuhkan untuk kegiatan pemasaran. Kegiatan pemasaran yang memanfaatkan teknologi informasi seperti promosi produk via internet, penjualan barang secara online, dan penyedia jasacustomer serviceonline. Contohnya adalah perusahaan Amazon yang menjual buku dengan pemesanan online. Perusahaan ini menggunakan aplikasi Costumerrelationship management(CRM), sehingga perusahaan ini memiliki keunggulan kompetitif dari pesaingnya. Aplikasi tersebut dapat menbantu mengelola hubungan perusahaan dengan pelanggannya, sehingga perusahaan tersebut lebih kompetitif dibanding pesaingnya. Hal ini akhirnya berpengaruh pada kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Di Indonesia saat ini sudah banyak situs-situs yang menjual barangnya secara online dan menyediakan costumer servicesecara online pula. Umumnya perusahaan yang berkembang dan memfokuskan diri pada pelanggan akan lebih peka terhadap perubahan teknologi informasi.
Dalam bidang manajemen karyawan, teknologi informasi mempermudah manajer untuk mencari informasi tentang karyawannya. Pemberian gaji karyawan juga lebih mudah karena bisa langsung dikirim lewat rekening. Manager dapat mengadakan pertemuan atau rapat sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara langsung contohnya dengan video converence. Pengiriman proposal atau tugas dari karyawan ke manajer menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan email sebagai sarana pengirim pesan. Manajemen keuangan juga menjadi lebih mudah untuk dikontrol. Dengan menggunakan software untuk keuangan dan akuntansi pencatatan arus keluar masuk uang lebih mudah terkontrol dan mudah untuk di akses serta lebih efisien. Pencatatan keuangan juga lebih praktis karena tidak membutuhkan buku untuk pencatatan secara manual.
Tidak salah lagi jika pada saat ini peran perkembangan teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dari dunia bisnis. Perkembangan teknologi informasi dapat memberikan berbagai kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis. Namun selain memberikan kemudahan, teknologi informasi dapat disalah gunakan untuk hal yang kurang baik. Oleh karena itu dalam penggunaannya harus dilakukan secara bijak tanpa harus merugikan orang lain.
c.       Pengaruh pemanfaatn teknologi informasi dala pengambilan keputusan
1)       Membuat keputusan (decision making).

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

Di sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.

Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.
                       
Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
Ø  Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
Ø  Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
Ø  Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.
Ø  Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.
Ø  Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.
Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.
Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.
Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya. Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.
Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

2)      Faktor dan pertimbangan membuat keputusan
Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
a.       Ukuran dan kompleksitas bisnis.
b.      Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
c.       Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
d.      Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.
e.       Jumlah transaksi yang harus diproses.
f.       Faktor-faktor keuangan.

C.    PERANCANAAN PESAN BISNIS
1.      Analisis Audiens
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1) Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
2). Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
3). Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
4). Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
5). Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
6). Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
·                     Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
·                     Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.
·                     Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
·                     Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan  matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
·                     Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
 7) Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
2.      Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu adalah :
1). Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
1.                   storyteller’s tour
2.                   random list
3.                   cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4.                   journalist approach
5.                   quetion and answer approach
2). Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
3.      Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
·                     Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
·                     Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.


4.      Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Berikut ini tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
1.                   Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2.      Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3.      Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
4.      Tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
1.                   keputusan untuk meneruskan pesan
2.                   keputusan untuk menanggapi audiens
3.                   keputusan untuk memusatkan isi pesan
5). Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1.                   apakah tujuan tersebut realistik
2.                   apakah waktunya tepat
3.                   apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4.                   apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

5.      Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

1). Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
·                     Penentuan tujuan
·                     Analisis audiens
·                     Penentuan ide pokok
·                     Pemilihan saluran dan media
2). Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
·                     Mengorganisasikan pesan :
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
·                     Memformulasikan pesan
3). Revisi
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
·                     Menyunting pesan
·                     Menulis ulang
·                     Memproduksi pesan
·                     Mencetak pesan

Sumber     :

Tidak ada komentar:

Posting Komentar